Publicações arquivadas sob Estratégia e gestão
As atividades que constituem os processos de uma organização contam com a participação de diferentes pessoas, e, portanto dependem de suas capacidades e desempenho para gerar os resultados esperados. Porém, ainda existem pessoas que não compreendem a importância de ver este grupo como uma equipe, que deve ter os mesmos objetivos alinhados às metas da empresa de que fazem parte.
O trabalho cada vez mais é feito colaborativamente, ou seja, envolve diversas pessoas no desenvolvimento de um projeto. Dessa forma, incentivando a participação de todos os envolvidos agrega-se valor ao resultado final, uma vez que cada um com suas características individuais contribuem com idéias, informações e percepções.
Portanto, em projetos de BPM, que buscam o conhecimento e mapeamento dos processos de uma organização, é importante a participação de todos os colaboradores com a intenção de identificar quais as necessidades individuais, e como o grupo como um todo pode contribuir para supri-las. Nesses casos, deve-se incentivar a discussão e o compartilhamento de idéias, negociações e tomadas de decisões, que devem ser entendidas por todos.
Sendo assim, todos devem participar e contribuir, e para obter sucesso é preciso que informações sejam compartilhadas, objetivos sejam traçados e esclarecidos a todos, equipes sejam treinadas e qualificadas para entenderem a importância do trabalho que está sendo realizado. Quando as pessoas sentem que fazem parte de um grupo são motivadas a fazer seu melhor.
23 de Fevereiro de 2010 às 09:55
Fernanda Boer
A entrevista com John Kao, especialista em inovação empresarial, divulgada pelo jornal Zero Hora, no último dia 15, vem ratificar o que há muito repetimos neste espaço: inovar é preciso! E, eu acrescentaria ainda…e ousar, também!
Segundo Kao, a receita para superar a atual crise econômica, deve passar pela INOVAÇÃO. E, isso vindo de um dos maiores especialistas no assunto, deve, no mínimo, nos fazer rever conceitos há muito estabelecidos.
Ele próprio é especialista na arte de reinventar-se: filósofo, transmutou-se em médico, tornou-se mestre e é catedrático na Harvard Business School. Como se não bastasse, é músico, pianista de jazz. E é o personagem músico que afirma: - Criar coisas novas na hora, sob demanda, é um ótimo modelo para inovação.
Com certeza, a inovação aliada à criatividade nos indicará a saída. Momentos de crise são até positivos por nos obrigarem a criar alternativas. Trazendo o foco para o momento atual, quem sabe não será esse o momento de sairmos em busca de um novo sistema financeiro?
Para Kao, “não se pode usar velhos métodos para novos problemas.”
Mas…como podemos mensurar a inovação em uma empresa? Como saber se estamos sendo criativos? Kao afirma que cada empresa pode descobrir isso sozinha. Objetivamente podemos medir rentabilidade, retorno de investimentos etc. Mas, medir as ações geradas por novas idéias, identificar os produtos gerados a partir delas, identificar talentos são procedimentos subjetivos que nos levam a descobrir o verdadeiro significado que damos ao sucesso.
A possibilidade de erro será parte do processo: nem toda nova idéia vai funcionar. Saber disso qualifica um empreendedor, pois há os que se sentem muito confortáveis em correr riscos e aceitam o fato de que algumas coisas darão errado. Outros são mais conservadores e não conseguem lidar com certa quantidade de risco. Porém, em ambas as situações a inovação estará sempre presente.
E isso vale para governos, países, empresas: é preciso descobrir alternativas para manter-se um nível aceitável de inovação.
E, a habilidade que Kao demonstra como jazzista também vale muito para as empresas: criar para fazer as pessoas felizes. O mundo corporativo tem muito a aprender!
E Kao não estão sozinho quando defende a idéia da inovação. Jorge Gerdau Johannpeter declarou: “É necessário investir em inovação na gestão, nos negócios, nos processos e no produto”.
E, para quem procura inovar, implementar um BPMS a fim de simplificar, integrar, automatizar ou até mesmo eliminar atividades que não agregam valor pode ser uma ótima solução. Através de um BPMS é possível buscar a melhoria contínua e assim, atingir soluções advindas de uma visão mais clara de como e onde inovar.
Definitivamente, aqueles gerentes que trabalham com o medo de inovar terão que mudar…ou, na pior das hipóteses, assistir ao sucesso alheio e tentar aprender com eles.
21 de Novembro de 2008 às 13:10
Danielle Guimarães
Fluxograma nada mais é que uma representação esquemática de um processo que tem por objetivo facilitar a comunicação e a visualização das rotinas, o que o torna essencial à interação cliente - empresa.
A elaboração do fluxograma facilita, e muito, a localização na geografia dos problemas como: atrasos na conclusão das atividades, atividades que não agregam valor ou aquelas que poderiam ser eliminadas. Graças ao fluxograma, ocorre a redução de tempo e de custos. Muitas vezes, tarefas duplicadas e desnecessárias só se deixam perceber quando visualizamos o esquema dessas atividades.
Hoje, ter atividades bem definidas e claras para todos os funcionários é um pré-requisito de valor para que as empresas se mantenham no mercado; porém, essa mercadoria está em falta para muitas. Normalmente, os funcionários executam a mesma tarefa durante anos e nunca se questionam, se ela poderia ser realizada de uma maneira mais ágil e eficaz, ou até mesmo de outra forma. Evidente que é preciso destacar que nem sempre isso ocorre por uma simples “robotização”. Muitos deles, pelo fato da empresa não ter um fluxograma claro de suas atividades, desconhecem a etapa anterior do processo até chegar ao seu setor e desconhecem, também, a etapa seguinte ou seja, não há uma definição clara do seqüenciamento das atividades. Sabe, apenas, que naquele momento ele precisa realizá-la e passar adiante.
Não basta oferecer um produto de qualidade e que faça parte do sonho de consumo da maioria das pessoas pois, hoje, o diferencial, em termos de concorrência, é o prazo. Com a facilidade de crédito, o cliente passou a ter um perfil imediatista: poucos são os que se encontram dispostos a esperar para adquirir o produto dos seus sonhos. Por isso, uma atividade que está demandando mais tempo que o necessário à sua conclusão, ou atividades que poderiam ser eliminadas se houvesse uma modelagem de seus processos, podem significar a perda do cliente para a concorrência.
Um fator importante a destacar é que o fluxograma deve obedecer a um mesmo padrão para proporcionar um fácil entendimento. Por exemplo, a ferramenta BPMS utiliza como padrão o BPMN (Business Process Modeling Notation) assim, se tem uma notação gráfica padrão, usada para a modelagem dos processos de negócios. Com ela é possivel visualizar como se encontra o processo atualmente (AS IS), e ainda, projetar como deveria funcionar esse mesmo processo (TO BE).
A esse respeito, assim se manifestou Anand Sharma: “Eu sugiro aos gestores que formem times multifuncionais para discutir os problemas da empresa, de preferência com gente de níveis diferentes. E, durante a reunião, que cada um deixe de fora da sala o seu título, seja de diretor, seja de operário. Nesse ambiente, algumas das melhores idéias vêm de quem menos se espera.”
Essa é a receita do guru da produtividade para elevar o potencial criativo das organizações: somente é preciso que se comece, apresentando os processos como um todo ao time, através do fluxograma!
14 de Novembro de 2008 às 13:11
Danielle Guimarães
Muito interessante o artigo publicado pelo autor Luis Alberto Piemonte com título “Liberdade para todos, a tecnologia garante” onde destaca que a tecnologia trouxe para as empresas a flexibilidade, termo esse que tornou-se palavra de ordem dentro das organizações. Como o autor exemplifica: “Pode-se, por exemplo, mudar uma fabricação contínua de um determinado produto por uma produção em menor escala, por lotes, para atender demanda específica.” Uma empresa que busca a competitividade deve estar preparada para as mudanças, e essas devem ser feitas com agilidade.
Empresas que continuam a adotar políticas rígidas não conseguirão permanecer muito tempo no mercado. Executivos que mantêm em suas organizações um mesmo modelo burocrático e que continuam fiéis a um manual de gestão obedecendo sempre a um mesmo padrão para a solução dos problemas, não farão sombra a empresas que primam pela flexibilidade e inovação. É necessário parar e analisar se existe outra forma mais eficaz e eficiente. Famosos executivos conhecidos pela famosa explicação: “Sempre fiz assim, e deu certo”, vão ter que se adaptar a essa nova fase comercial ou serão atropelados. É necessário estar atento ao mercado, já que ele se encontra em constante mudança!
Em tempos de crise, o consumidor anda bastante desconfiado, tornando-se indispensável à empresa perceber e satisfazer a necessidade de seus clientes de forma rápida. Não ter essa rapidez pode resultar na perda do cliente, pois ele poderá migrar para outras marcas.
O autor destaca: “A empresa trabalha por processos. Esta é a nova tendência gerada pela combinação do BPM e SOA: a tecnologia vai, a partir de agora, oferecer serviços em uma linguagem de processo. O pedido passa por toda parafernália tecnológica e para o executivo basta saber que os sistemas existentes se encarregam de pegar o seu desejo e executar”.
Portanto, é importante que a empresa tenha flexibilidade para responder rapidamente às mudanças do mercado e faça uso de uma ferramenta que consiga mapear seus processos e identificá-los, podendo, assim, descartar o que não agrega valor, eliminar gargalos e tornar-se mais ágil e competitiva.
Afinal, além da flexibilidade, é essencial ter o conhecimento de todos os processos da empresa porque a segurança será sempre um ingrediente indispensável!
31 de Outubro de 2008 às 17:57
Danielle Guimarães
O artigo publicado pela revista Harvard Business Review, dos autores John P. Kotter e Leonard A. Schlesinger, com o título ” A Escolha de Estratégias de Mudança” interessa a todos aqueles que se encontram - ou já se encontraram - frente ao impasse de se ter que optar por alterações organizacionais.
Assim, os autores destacam que a dificuldade de se realizar mudanças está determinada por diferentes fatores. Há um sentimento de ameaça aos interesses de cada indivíduo.
Executivos que se encontram há anos na mesma função e se acostumaram a resolver os problemas sempre da mesma forma, é um deles. Outro fator levantado é que poucos gerentes antes de implementarem as mudanças necessárias, fazem uma pesquisa entre seus funcionários a fim de sentir se a mudança seria boa para os mesmos, ou se resistiriam a ela. Por isso, é essencial identificar as necessidades dessa mudança antes de implementá-la.
A falta de informação e entendimento dos empregados sobre o que a mudança trará de real benefício, também é outro fator de resistência. Muitas vezes, isso ocorre por falta de confiança na equipe que está realizando as alterações.
Também são obstáculos as divergências de opiniões, ou seja, quando ocorrem premissas distintas com relação ao verdadeiro custo - benefício que tais mudanças podem trazer. A baixa tolerância a mudanças é outro fator de risco, pois muitos têm medo de não produzir o esperado frente a novas situações, além de se sentirem inseguros, com receio de não serem capazes de desenvolvê-las.
Os autores destacam ainda vários outros motivos de resistência a mudanças, além de darem dicas de como lidar com isso. Porém, o fato concreto é que não temos como ignorá-las: o mercado exige que as mudanças aconteçam e de maneira rápida. Não realizá-las ou adiá-las, hoje, pode significar a opção entre o sucesso ou o desastre econômico.
Definitivamente, não temos como fugir: avanços tecnológicos, alterações constantes nas exigências dos clientes, novos produtos chegando ao mercado, empresas cada vez mais competitivas, entre tantos outros fatores, obrigam que mudanças se realizem, e de forma rápida. O grande desafio é saber manter as melhores práticas da empresa e, ao mesmo tempo, aprimorar as já existentes e que estão dando certo.
Importante destacar que as estratégias de mudança devem ser coerentes com a política da empresa. Ou, alguém acredita que se a Apple resolvesse variar seu mix de produtos e decidisse fabricar bicicleta, por exemplo, faria o sucesso que faz como nas vendas de IPHONE, IPOD, notebook?
No momento de se optar por mudanças, vale o estudo, a pesquisa, o bom-senso…e, antes de tudo, conhecer bem seus processos. Ousar com tecnologia e conhecimento, certamente é a chave para o sucesso!
23 de Outubro de 2008 às 12:21
Danielle Guimarães
Muito esclarecedor o artigo “O que é automação de processos de governança de TI” do autor Omar Mussi que descreve as gerações da gestão organizacional. Mussi identificou três gerações de TI: a primeira, a gestão de produção de Taylor, Fayol, Ford os quais implementaram diversos conceitos até hoje bastante utilizados na gestão de empresas e pessoas; a segunda geração foi a da gestão pessoal, quando os gerentes despertaram para a importância do local de trabalho adequado para o aumento da produtividade; a terceira foi a gestão da qualidade que teve início com o conceito da gestão de Qualidade Total e seu foco na importância da qualidade em todos os processos organizacionais. Por fim, vivenciamos a quarta geração: a da gestão de processos.
O gerenciamento dos processos torna-se, cada vez mais, um diferencial na busca pela qualidade, redução de custos, agilidade, conformidade com normas e leis, etc. uma vez que propõe o detalhamento das atividades, contribui para o conhecimento de todo o processo, além de dar visibilidade aos problemas antes ocultos.
Além desses, outro fator determinante para a empresa frente à concorrência é apresentar sua documentação de maneira organizada e atualizada, a fim de que a comunicação interna possa fluir rapidamente entre todos os níveis.
Por tudo isso, é que o Business Process Management (BPM) tem se consolidado como uma importante ferramenta no gerenciamento de processos, pois além de contribuir para a busca da “melhoria contínua” e de trazer os benefícios já citados no mapeamento dos processos, o BPM mantêm a documentação organizada, facilitando seu acesso, gerando economia de tempo e agilidade de informações. E isso, em tempos de mercado em sobressalto, é mais um motivo para captar a confiança do cliente!
16 de Outubro de 2008 às 10:57
Danielle Guimarães
Ultimamente, muito se tem falado em BPM e Seis Sigma. Afinal, são duas metodologias bastantes eficazes à melhoria da gestão de processos de uma empresa uma vez que aumentam a agilidade, a velocidade, o entendimento e diminuem os custos, além de se obter melhor integração e coordenação dos processos. Sem dúvida, a empresa que faz uso do BPM e Seis Sigma ganha um grande diferencial nesse mercado competitivo.
Ricardo Alexandre Santos Brasil destaca em seu artigo Gestão Empresarial por Processos de Negócio e Seis Sigma: Estudo de Caso Aplicado ao Segmento de Telefonia Móvel Celular – “em sinergia à essa tendência na gestão empresarial, vem se utilizando, como base, conceitos da qualidade, engenharia de produção e eficiência operacional sendo estes aglutinados pela sigla em inglês BPM (Business Process Management). Para seu próprio suporte o BPM se utiliza, na maioria dos casos, de métodos consagrados como: TQM, Reengenharia de Processos, Seis Sigma dentre outros, em um arcabouço metodológico e tecnológico”.
Com o Seis Sigma é possível a eliminação de defeitos e a redução de falhas e, se conjuntamente for utilizado um BPMS, é possível reorganizar tarefas, eliminar as que não são necessárias além de integrar outras.
Sabemos da eficácia da prática da automação de processos de negócio, pois por meio deles é possível obter-se rapidamente um controle mais rigoroso e nos moldes das necessidades da empresa.
Hoje, o mercado exige que as empresas apresentem agilidade frente às constantes mudanças devido ao aumento da demanda e à rápida mudança das necessidades dos clientes. Para que essa agilidade ocorra, é fundamental que a empresa conheça seus processos e tenha-os de forma bastante ajustada. Ganha quem responde com maior agilidade e qualidade! O cliente precisa confiar no produto adquirido, embora esteja em constante mudanças de necessidades. Daí, a importância da empresa ter uma equipe que saiba responder com rapidez a essas mudanças.
Dessa forma, alinhar um BPMS com Seis Sigma certamente trará bastantes vantagens à empresa e a manterá no mercado de forma competitiva.
6 de Outubro de 2008 às 12:45
Danielle Guimarães
Inovar é subverter regras e princípios estabelecidos, é ousar! Parafraseando Jean Cocteau: “Nada existe de audacioso sem a desobediência às regras“.
É preciso saber a hora de inovar e, apenas Investir em P&D não é garantia de bons resultados. Claro que, para inovar, não basta apenas ter boas idéias: há que se saber o momento oportuno de implementá-las.
Um engano comum a muitos profissionais é pensar que, para fazer inovações, é necessário dispor de alto investimento financeiro. Nem sempre. Primeiramente é preciso que se mude a postura e a forma de focar os problemas – tarefa difícil para muitos profissionais que exercem o mesmo cargo por um longo período - por se encontrarem, às vezes, condicionados ao mesmo padrão de resposta para todos os problemas.
O que não conseguem prever é que, mesmo que a inovação traga algum custo financeiro, poderá resultar em benefícios muito maiores como reduzir custos operacionais, diminuir prazos de entrega do produto/serviço para o cliente (grande diferencial no mercado hoje), proporcionar maior conhecimento das atividades e flexibilidade para alterá-las com rapidez, otimizar processos, entre muitos outros fatores. Tudo isso, contribui significativamente para a satisfação do cliente, além de reduzir custos desnecessários. Assim, um investimento pode resultar em benefícios bem maiores que os valores aplicados.
Porém, antes de investir em inovações como a compra de um software, é preciso primeiro reavaliar as operações, analisar as capabilidades da empresa e por fim, criar um novo modelo operacional para só então ir em busca de um software adequado que se identifique com as reais demandas da organização.
A incapacidade para inovar é uma das principais causas de fracasso em um negócio. Hitendra Patel (gestor de inovação do Grupo Monitor na Ásia e co-autor do livro 101 Inovações Revolucionárias) citou em entrevista à Revista Exame: “A maioria das pessoas são treinadas para administrar uma empresa, mas não são treinadas para criar um novo negócio ou oportunidade”.
É equivocado pensar proteger-se apostando na paralisia: manter-se estático é um risco muito maior do que ousar, implementando mudanças! Hoje, o mercado exige inovações e, empresas como a Apple, vanguarda no mercado dos eletrônicos, estão aí para comprovar essa tese. Não é à toa que seus produtos alcançam tanto sucesso!
25 de Setembro de 2008 às 13:33
Danielle Guimarães
“Toda mudança traz riscos, mas qual é o risco de não mudar?”
Robert Kaplan, é co-idealizador do método de gestão Balanced Scorecard (BSC) e doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard.
19 de Setembro de 2008 às 10:01
Danielle Guimarães
Muito interessante o artigo A Próxima Revolução na Produtividade publicado na revista Harvard Business Review do mês de agosto pelos autores Ric Merrifield, Jack Calhoun e Dennis Stevens onde destacam a utilização da reengenharia de processos pelas empresas há quase 20 anos afim de reduzir custos, diminuir problemas de ineficiência e aumentar a satisfação do cliente. Tais problemas são causados, quase sempre, pela falta de conhecimento e entendimento dos processos da empresa. Os autores comentam que muitas destas empresas, que participaram da Revolução da Reengenharia, atualmente, não registram mais progressos. Porém, o surgimento de novas tecnologias via web, que detalham cada atividade que compõe o processo, facilitam o conhecimento e a tomada de decisões.
Como eles afirmam: “Torna-se possível, agora, projetar muitas das atividades de uma empresa como componentes de um software – como peças de um Lego que podem ser agrupadas e separadas com facilidade”.
Dois cuidados que devemos focar são:
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Muitos destes softwares não são adaptados para empresas brasileiras – e, um bom caminho para o sucesso é usar ferramentas que são condizentes com nossa realidade;
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Muitas empresas adotam essa tecnologia sem primeiramente, reavaliar o desenho de seus negócios.
Os autores comentam ainda, casos de empresas que realizaram o redesenho de seus processos antes de automatizá-los. Isto veio a eliminar softwares redundantes, o que simplifica e reduz custos com processos, antes manuais, trazendo um aumento de produtividade.
18 de Setembro de 2008 às 09:53
Danielle Guimarães
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