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Armazenamento de Documentos

29 de Agosto de 2008 às 11:34 Danielle Guimarães  | Enviar por e-mail Hits para esta publicação: 1404

Apesar de toda a tecnologia hoje existente, um dos grandes problemas que muitas empresas ainda enfrentam é o armazenamento de documentos dos quais não podem se desfazer. Afinal, uma simples compra de material gera uma significativa quantidade de folhas. Esse problema se agrava ainda mais, quando se tratam de empresas estatais que precisam enfrentar uma enorme burocracia para fazer uma simples compra de canetas, sendo necessário guardar os comprovantes de compra e de licitação por anos.

Segundo Kevin Craig, o manuseio de materiais corresponde a 60% do tempo dos funcionários e custa 45% da mão-de-obra total: como consta no artigo A Logística do armazenamento de documentos: quanto custa? de Dalva Santana. Esses dados são, no mínimo preocupantes pois, cada vez mais, as empresas precisam diminuir custos para se manter no mercado. Afinal, está ocorrendo uma mudança significativa no modo de estipular o preço do produto. Antes, os preços eram calculados somando-se o custo com o lucro que a empresa desejava atingir. Hoje, é o mercado que determina o preço. Assim, as empresas estão tendo que adequar seus custos para tentar atingir o lucro desejado.

Ainda devemos lembrar que, além de ser necessário disponibilizar um espaço físico significativo para esse fim, muitas vezes também surge a dificuldade de localizar-se um documento com rapidez.

Para terminar com todos esses problemas, uma solução seria a utilização do BPMS pois, com ele, é possível diminuir significativamente o volume de material, aumentar a rapidez na localização de documentos, melhorar o controle, além de diminuir os custos dos papéis e armazenagem uma vez que o BPMS funciona totalmente via web.

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