Arquivo de Agosto de 2008
Apesar de toda a tecnologia hoje existente, um dos grandes problemas que muitas empresas ainda enfrentam é o armazenamento de documentos dos quais não podem se desfazer. Afinal, uma simples compra de material gera uma significativa quantidade de folhas. Esse problema se agrava ainda mais, quando se tratam de empresas estatais que precisam enfrentar uma enorme burocracia para fazer uma simples compra de canetas, sendo necessário guardar os comprovantes de compra e de licitação por anos.
Segundo Kevin Craig, o manuseio de materiais corresponde a 60% do tempo dos funcionários e custa 45% da mão-de-obra total: como consta no artigo A Logística do armazenamento de documentos: quanto custa? de Dalva Santana. Esses dados são, no mínimo preocupantes pois, cada vez mais, as empresas precisam diminuir custos para se manter no mercado. Afinal, está ocorrendo uma mudança significativa no modo de estipular o preço do produto. Antes, os preços eram calculados somando-se o custo com o lucro que a empresa desejava atingir. Hoje, é o mercado que determina o preço. Assim, as empresas estão tendo que adequar seus custos para tentar atingir o lucro desejado.
Ainda devemos lembrar que, além de ser necessário disponibilizar um espaço físico significativo para esse fim, muitas vezes também surge a dificuldade de localizar-se um documento com rapidez.
Para terminar com todos esses problemas, uma solução seria a utilização do BPMS pois, com ele, é possível diminuir significativamente o volume de material, aumentar a rapidez na localização de documentos, melhorar o controle, além de diminuir os custos dos papéis e armazenagem uma vez que o BPMS funciona totalmente via web.
29 de Agosto de 2008 às 11:34
Danielle Guimarães
No dia 19/08/2008, ocorreu a Segunda Edição do BPM Forum Day, em Porto Alegre, RS. Contamos com a presença de, aproximadamente, 90 pessoas as quais puderam, naquela ocasião, conhecer um pouco mais sobre BPM, trocar experiências e esclarecer suas dúvidas. O Fórum contou com palestra, tutorial e apresentação de case.
O palestrante Villi Vitorio Longhi prendeu a atenção dos presentes destacando a importância do alinhamento da estratégia com processos e com a tecnologia.
Já o tutorial foi bastante esclarecedor, pois contamos com Rodney Repullo falando sobre o SOA e Rafael Bortolini expondo, de maneira bastante didática, seus conhecimentos sobre BPM. Rafael destacou um fato bastante importante: antes de se mapear o processo de uma empresa, é preciso saber qual a finalidade desse mapeamento.
Magali Carolina Ellwanger realizou a apresentação do case, dividindo com todos o Projeto Novo Olhar que está sendo implementado na UNISC e que trouxe grandes melhorias na gestão de processos.
Ao final do Forum, os participantes puderam manifestar-se expondo seus questionamentos e, após, foram sorteados três livros de BPM entre os presentes.
O BPM Forum Day é um encontro presencial dos membros do BPM Forum que, atualmente, conta com mais de 800 integrantes, sendo aberto, também, a todos os interessados em BPM. Esse evento ocorrerá em várias capitais do Brasil e a terceira edição ocorrerá ainda este ano.
A Segunda Edição do BPM Forum Day, contou com o patrocínio da Cryo Technologies.
Esperamos que todos os presentes tenham desfrutado de forma positiva deste Fórum. E, aqueles que não puderam comparecer possam ainda ter a oportunidade de usufruir de uma próxima edição a ser realizada. Estamos na expectativa de que ocorra no primeiro semestre de 2009.
22 de Agosto de 2008 às 12:55
Danielle Guimarães
A revista “Harvard Business Review” do mês de julho, traz uma reportagem bastante interessante sob título “Invista na TI que faça diferença competitiva” dos autores Andrew McAfee e Erik Brynjolfsson. Para escrever esse artigo, os autores fizeram um estudo com todas as empresas de capital aberto do Estados Unidos, em todos os setores, nas últimas décadas.
A reportagem destaca o grande aumento no investimento das empresas em TI de 1990 para cá. Isso advém da necessidade da economia atual obter agilidade, confiabilidade, rentabilidade, otimização, etc. Destacam, também, as vantagens obtidas no mercado por empresas como a Cisco, CVS (rede de farmácias) e Otis Elevator ao utilizarem processos viabilizados por tecnologia.
Com a ajuda do pesquisador da Harvard Business School, Michael Sorell e de Feng Zhu, atualmente professor assistente da USC, os autores decidiram elaborar um comprativo entre gasto com TI e com vários indicadores de competição. Esses indicadores de competição foram focados em:
Concentração – onde algumas empresas detém o grosso do mercado;
Turbulência – quando há trocas constante de posições no ranking entre líderes de faturamento
Spread de desempenho – quando há enorme diferenças entre os melhores e os piores em indicadores de desempenho.
A pesquisa indicou que esses três indicadores sofreram mudanças generalizadas neste período para cá e que foram mais acentuadas nas empresas com maior presença da TI. Os resultados satisfatórios das empresas que investiram em TI se deveu ao fato de que as tecnologias empregadas possibilitaram um melhoramento nos modelos operacionais dessas empresas.
A reportagem destaca, ainda, as características fundamentais que a implantação da TI traz com o melhoramento dos processos. Destacamos:
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A produção imediata de resultados;
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Precisão;
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Padronização dos procesos;
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Facilita o monitoramento;
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Mecanismos de controle para verificar os resultados;
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Alcance em áreas amplas.
Precisamos lembrar do cuidado que empresas com mais de uma unidade devem imprimir às suas decisões, no momento de decidir quais processos deverão ser uniformes e quais deverão ser variados nas respectivas unidades.
15 de Agosto de 2008 às 10:46
Danielle Guimarães
Você já ouviu - ou já falou - alguma das seguintes frases:
“- Tenho meus processos mapeados no Visio. O seu BPMS importa de lá para executá-los?”
“- Será muito simples. É só clicar em um botão no Aris e BUM!!, meus processos serão executados no BPMS”
“- Vai ser fácil o projeto. Ano passado uma consultoria mapeou os nossos processos, está 50% pronto.”
“- Não quero retrabalho. Não quero ter que desenhar de novo os meus processos só para automatizar”.
“- Quero uma ferramenta onde o usuário desenhe em BPMN e depois a TI só execute o BPEL gerado sem trabalho”
Eu ouço isso praticamente todo o dia. Essas questões, de um jeito ou de outro, refletem uma ansiedade comum em relação a existência do que chamo de “mito do elo perdido de processos”. Como venho da área de TI, que gosta de colocar siglas em tudo, vou chamar amistosamente de “MEPP“.
Assim como os evolucionistas procuram em vão a séculos o elo perdido entre os macacos e os homens, o MEPP representa a busca sem fundamento do elo direto entre o mapa do processo de negócio e a sua execução, ou o processo automatizado. Explico.
Mapear (desenhar) um processo é um meio, e não um fim. Isso está mais que provado e discutido. Antes de iniciar o desenho de um processo, ou mesmo uma iniciativa de processos, tenho que me perguntar: “OK, processos. Mas para quê quero processos? Qual é o objetivo do meu desenho, do meu mapeamento, da minha modelagem?”. Algumas respostas poderiam ser, entre outras:
- Para entender melhor como minha empresa funciona e descobrir gargalos;
- Para entender melhor porque esse processo leva tanto tempo e melhorá-lo;
- Para otimizar o fluxo de informações e pessoas envolvidas no processo;
- Para gerar uma documentação completa de modo que um funcionário novo seja facilmente treinado;
- Para obter a certificação X, Y ou Z;
- Para selecionar e customizar um ERP;
- Para automatizar em um BPMS;
- etc…
O fato é que, dependendo do objetivo selecionado, o analista de processos deve adaptar sua ferramenta - o mapa do processo - para um maior ou menor nível de detalhe. Dependendo do objetivo, determinadas interações deverão ser contempladas ou não. Você já se deparou com a questão “será que junto essas duas atividades em uma só no meu mapa” ou mesmo “o que representa uma atividade?”. A resposta para tudo sempre será: depende do seu objetivo.
Isso significa que o seu processo de compras, por exemplo, pode ser desenhado de 10 maneiras diferentes, e todas podem estar certas. Vai depender do objetivo. Arrisco dizer que, mesmo seguindo o mesmo objetivo, duas pessoas podem desenhá-lo diferente, e ainda assim as versões estarem corretas. Um dia vou fazer esse teste.
Vamos a um exemplo prático. Veja o fluxo abaixo:
Simples, não? Tão simples que nem precisa de explicação. Agora imagine utilizarmos o botão mágico para extraordinariamente automatizá-lo no BPMS, usando o conceito de MEPP. Sabe o que irá ocorrer? Isso:
1. Seu João, responsável pelo setor de entregas, recebe uma tarefa no BPMS dizendo pra ele pegar uma televisão 21 polegadas de código XY1234 no estoque;
2. Seu João pega a TV, volta ao computador e avisa ao BPMS que terminou a atividade;
3. Imediatamente o BPMS avisa seu João que agora ele deve imprimir e anexar a nota fiscal de transporte na caixa da TV;
4. Seu João, um cara obediente, faz exatamente o que o BPMS manda e depois de anexar a NF, orgulhosamente avisa o BPMS que concluiu no prazo a atividade;
5. O BPMS lembra Seu João que ele tem que levar a TV para dentro do caminhão;
6. Seu João coloca a TV dentro do caminhão e volta feliz ao computador, avisando ao BPMS que concluiu com sucesso a operação!
E isso ocorre para todos os produtos que a empresa vende em um dia.
Rídiculo, não? Apesar de o mapa do processo estar correto e coerente com o negócio, e talvez coerente com um objetivo de “entendimento ou treinamento no processo”, obviamente esse mapa não serve de nada para a automação. Parece simples vendo isso agora, mas muitas vezes no meio de um grande processo isso passa despercebido.
O problema é que, ao final, existem dezenas de incoerências como essa em um processo desenhado, e a ligação entre os dois modelos é exatamente o elo perdido, ou MEPP, dos processos - algo que nunca existiu.
Fornecedores vendem softwares com botões mágicos que transformam o “modelo de negócio” para o “modelo de automação”. Clientes não querem retrabalho de tirar o seu processo da ferramenta de mapeamento para a ferramenta de execução; querem que isso seja automático. Conhece a fábula da fome e da vontade de comer? Você acredita que exista software tão inteligente a ponto de automaticamente compreender a semântica do processo - ou seja, o que ele significa - e magicamente convertê-lo para um modelo executável? Não existe.
Por isso a pergunta “o BPMS importa meus processos do Visio ou do Aris?” na grande maioria das vezes é irrelevante frente a diferença semântica entre o processo originalmente desenhado e o processo a ser executado. A não ser, é claro, que o processo tenha sido, desde o princípio, desenhado para o fim de automação.
Então terei retrabalho de desenhar de novo, só que dessa vez diferente, os meus processos? Sim, terás. A questão é como você irá abordar isso. Em minhas experiências observei que esse é um trabalho 50% braçal, 30% seguir regras e 20% pensar. Cabe a você decidir se irá fazer isso por si mesmo ou irá passar para outra pessoa fazer - alguém que tenha mais tempo livre e custo (valor-hora) inferior ao seu.
11 de Agosto de 2008 às 00:57
Rafael Bortolini
A empresa Elo Group desenvolveu um estudo muito interessente com o título “Roadmap para implantação de um Escritório de Processos“, no qual destaca a importância da criação de escritórios de processos nas empresas para se obter uma melhor governança de processos. Vale a pena dar uma olhada.
Relacionei esse assunto com a reportagem “Novas métricas para avaliar o desempenho da TI” publicada pela revista Information Week nesse mês, de autoria de Sergio Lozinsky, líder da prática de TI da Booz & Company. O autor questiona as diversas técnicas utilizadas para medir os custos e a performance de TI atualmente e comenta, algumas novas métricas que começam a ser empregadas para medir e avaliar o quanto a TI contribui diretamente nos resultados do negócio.
Uma dessas novas métricas seria a substituição da medição dos custos de TI pela receita da empresa, para se usar o seu percentual de lucro. Ou seja, ao invés de determinar que o orçamento de TI é X% da receita, determinar o orçamento de TI a partir do lucro da empresa, já que TI trabalha com aumento da receita e com redução de custos.
Gostaria assim de tentar complementar o artigo da Elo lembrando que criar um escritório de processos implica criar novos cargos, disponibilizar um novo espaço físico, adquirir novos equipamentos, contratar ou treinar pessoal, etc. Logo, são gerados custos fixos, custos esses que, cada vez mais, as empresas querem eliminar e que, invariavelmente, são revertidos para os clientes.
Não quero dizer que não devemos montar escritório de processos. Devemos, sim. Mas é super importante lembrar que a médio e longo prazo, aos olhos da direção, uma nova estrutura organizacional representa um número – um custo a mais. E se essa unidade não provar valor, através de métricas bem estabelecidas que estejam ligadas aos objetivos da empresa, não passará de um modismo que, como muitas outras iniciativas dentro das empresas, vão e vem.
Por isso, o escritório de processos, que, como TI, tem a capacidade de impactar em mudanças de custos e de receitas da organização, deve estar muito alinhado aos resultados líquidos que a empresa gera.
Um mantra muito utilizado no mercado de hoje é: “Um investimento não pode parecer lucrativo, tem que ser”. Para se fazer qualquer investimento, tem que se ter a certeza de que seguramente trará contribuição financeira para a empresa. Eu com certeza acredito que um escritório de processos contribui com esses resultados financeiros, mas muitas vezes só isso não é suficiente – é preciso provar, todo o dia, isso.
7 de Agosto de 2008 às 10:34
Danielle Guimarães
O BPM Focus, uma instituição norte-americana que visa divulgar o conhecimento sobre BPM e processos, através de cursos, eventos e seminários, está realizando uma pesquisa bem interessante.
São cerca de 20 perguntas, que não levam mais de 10 minutos para responder, que visam determinar o perfil do analista de negócios nas organizações hoje em dia, além de verificar a existência e as atribuições dos escritórios de processos.
Vale responder, nem que seja só para refletir sobre as perguntas. Clique aqui para acessar a página do BPM Focus, e depois clique em “click here to take survey“.
Ah, os participantes concorrem a prêmios como uma máquina fotográfica Nikon (US$ 1200), Zune MP3 Players e livros sobre BPMN.
4 de Agosto de 2008 às 18:51
Rafael Bortolini