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Flexibilidade de Sistemas e Evolução das Pessoas - Upload a doc

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1 Base de conhecimento > Cryo Technologies Flexibilidade em softwares é essencial Como o BPMS pode ser tão dinâmico quanto sua empresa. White Paper Autores: Mauricio Steinbruch (mauricio.steinbruch@cryo.com.br) e Rafael Bortolini (rafael@cryo.com.br) Versão: 1.0 Data: Quinta‐feira, 28 de maio de 2008 Indexação: flexibilidade, evolução, sistemas, softwares, pessoas, processos, bpm, investimento, otimização 1 Cryo Technologies | 55 51 3019‐3532 | www.cryo.com.br 2 Base de conhecimento > Cryo Technologies A Análise Esse documento consiste em uma análise da evolução das pessoas junto a sistemas (softwares), tendo como objetivo avaliar meios para alcançar a otimização dos seus resultados. 1. Pessoas e Sistemas Os sistemas de TI têm se ramificado cada vez mais ultimamente. Alguns seguem uma linha mais técnica, envolvendo códigos complexos; já outros procuram voltar‐se para os usuários (que não possuem um conhecimento tão aprofundado sobre o assunto) oferecendo‐ lhes maneiras simples de lidar com o software. Estes diferentes enfoques de softwares podem gerar diferentes índices de evolução e crescimento intelectual das pessoas inseridas em uma empresa. Sendo assim, é fundamental que se tenha certo cuidado nesta escolha. Algumas questões essenciais que abordaremos a seguir são: Como maximizar o rendimento e a evolução das pessoas (auxiliadas por software)? Devemos focar somente no desenvolvimento de softwares cada vez mais modernos e complexos ou também dar espaço às pessoas para que se desenvolvam? Como conciliar pessoas e softwares? Para respondermos tais perguntas, é de extrema importância que avaliemos a seqüência de gráficos apresentada abaixo: Este primeiro gráfico representa a evolução natural das pessoas. Por exemplo, quando uma pessoa começa a lidar com algo que não conhece, como um novo trabalho, nota‐se que no início ela aprende muitas coisas rapidamente, ou seja, evolui. Passado um bom tempo, essa evolução torna‐se cada vez menos significativa, visto que já conhece a maior parte daquilo com o que trabalha no momento. Assim, verificamos uma curva de evolução que apresenta maior inclinação no inicio e, que, posteriormente cresce a taxas cada vez menores. 2 Cryo Technologies | 55 51 3019‐3532 | www.cryo.com.br 3 Base de conhecimento > Cryo Technologies O segundo gráfico (abaixo) representa a evolução dos softwares ou sistemas. Como podemos ver, ela se dá em “saltos”, ou seja, inicialmente um software é elaborado a certo nível de complexidade e se mantém neste nível em que foi projetado até que se elabore um novo software ou uma nova versão, para aí haver uma evolução. A seguir, vemos um gráfico comparativo dos dois primeiros gráfcos. Como vimos nos dois gráficos acima, podemos observar que a evolução das pessoas é contínua, enquanto a dos sitemas é periódica. Por exemplo, vamos supor que o sistema 1 é utilizado por 5 anos em uma empresa. No início desse período, talvez se enquadrasse perfeitamente nas necessidades da empresa. Porém, ao longo deste tempo, as pessoas descobriram novas formas para realizar processos, as leis e regulamentos referentes às atividades da empresa mudaram, e o sistema continua estático, pois foi projetado para algo que já não se adequa à realidade. 3 Cryo Technologies | 55 51 3019‐3532 | www.cryo.com.br 4 Base de conhecimento > Cryo Technologies Este periodicidade, porém, afeta a evolução das pessoas de forma bastante significativa. O mercado evolui ao longo do tempo, então é preciso que as pessoas, auxiliada por sistemas, evoluam junto. Quando temos sistemas que são estáticos, isto não é possível. Quando aplicamos um sistema em uma empresa, a evolução do pessoal ocorre de forma mais rápida, com taxas mais elevadas (veja a inclinação da curva logo após a aplicação do sistema no gráfico abaixo), entretanto, essa evolução é “barrada” pelo sistema a certo ponto, não permitindo que o crescimento das pessoas continue, dando‐lhe espaço somente com a aplicação de um novo software. Como sabemos, a aplicação de um novo software envolve bastante investimento, o que inviabilizaria a troca de sistemas a todo momento. Com a aplicação de um software (veja no momento “Sistema 1” no gráfico abaixo), as pessoas apresentam uma “guinada” na sua evolução, provocando um ganho em relação a evolução que vinham tendo (veja área “ganho”). Esta evolução, porém, é estagnada depois de certo tempo. Existe um ponto onde o sistema restringe a evolução das pessoas, dado que este é estático, não pode desenvolver‐se. Na área “perda” , no gráfico, vemos o quanto as pessoas poderiam estar evoluindo, mas não estão dada a “barreira” do sistema. Assim é necessária a compra de um novo software ou de uma versão mais atualizada, para que a evolução das pessoas tenha espaço novamante (sistema 2). 4 Cryo Technologies | 55 51 3019‐3532 | www.cryo.com.br 5 Base de conhecimento > Cryo Technologies Qual a grande vantagem de ter‐se um sistema, então? A grande vantagem trata‐se de que a evolução das pessoas e da empresa dá‐se a taxas de crescimento muito mais elevadas do que sem sistemas. Já a desvantagem está ligada ao fato de que estes também são responsáveis por “segurar o crescimento das pessoas” em certo ponto. Como maximizar os efeitos positivos dos sistemas (ganhos) e minimizar os efeitos negativos (perdas) é o que veremos a seguir. Para obter‐se um melhor rendimento, portanto, devemos promover o máximo de “guinadas” na curva de evolução e um tempo de aplicação de sistemas razoavelmente curto de modo que não permita a estagnação. No gráfico abaixo podemos visualizar com mais clareza esta situação. Empíricamente, essa situação somente pode ser conferida quando há sistemas flexíveis na organização, permitindo que as pessoas possam modificar funcionalidades e regras do sistema sem a necessidade de programação ou de conhecimentos aprofundados em TI. Assim, a cada mudança há uma evolução do sistema que permite um crescimento das pessoas também. Além disso, a cada nível de evolução do sistema não é necessário um novo investimento, o que é o caso de sistemas inflexíveis. Neste gráfico, podemos visualizar que a evolução das pessoas foi superior a todos os outros gráficos em que estas foram analisadas. Pode‐se dizer que, com sistemas flexíveis, a curva de evolução se aproxima do ideal teórico, que seria uma evolução 100% contínua entre sistemas e pessoas, sem que haja espaços entre as duas curvas. 2. O Business Process Management 2.1 BPM e Flexibilidade O BPM tem grande relação com o que foi apresentado. Esta metodologia, auxiliada por Business Process Management Suites (BPMS), permite que o usuário tenha maior facilidade de Cryo Technologies | 55 51 3019‐3532 | www.cryo.com.br 5 6 Base de conhecimento > Cryo Technologies modificar o sistema, adequando‐o com a necessidade atual da empresa. Muitos BPMS são voltados à pessoas, fazendo com que a sua utilização seja extremamente fácil e intuitiva. Por exemplo, é possível que os usuários alterem o fluxograma de determinado processo, os seus atores, os prazos, os campos de um formulário eletrônico e etc. Tudo isso sem exigir conhecimentos de programação, o que é mais importante. Quando se trata de BPM, acredita‐se que o software deva ser dinâmico e orgânico, de modo que permita o desenvolvolvimento e evolução das pessoas junto com este. 2.2 Resultados As experiências de empresas com BPM revelam resultados que ratificam a importância da colaboração no mundo dos negócios. Os BPMS, cada vez buscando mais formas de permitir a colaboração dentro das empresas, permitem que haja flexibilidade nos sistemas, diferente dos complexos softwares que estamos acostumados a ver. Isso gera melhores resultados, dada as freqüentes alterações do mercado e da própria empresa. 3. Conclusão Voltamos a ressaltar, aqui, a importância da escolha de softwares por parte das empresas: para uma boa decisão é preciso muito cuidado e uma visão de resultados de longo prazo. Não basta encontrar um software que se enquadre perfeitamente às necessidades da empresa no momento se este não apresenta flexibilidade que permita modificações ao longo do tempo. Neste caso, certamente seria necessária a compra de outros softwares ou de atualizações para este primeiro, o que representaria maiores investimentos. A adaptação do software à empresa é crucial, não só em termos financeiros, como citado acima, mas principalmente como forma de maximizar a evolução da organização, como foi descrito e indicado através de gráficos ao longo do texto. Com BPM, o sistema age para apoiar e estimular a evolução, evitando restringí‐la. 6 Cryo Technologies | 55 51 3019‐3532 | www.cryo.com.br