O que pode significar para as as empresas a utilização de templates de processos de negócios? De que maneira agrega valor partir de um processo pré-definido? Essas são duas, de várias perguntas à respeito de templates de processos que devemos dedicar atenção. Como já foi exposto em post anterior por Rafael Bortolini, a utilização ou não de templates de processos é um dos temas mais polêmicos do BPM.
As organizações são envolvidas por inúmeros processos, porém existem alguns mais críticos, que representam diferencial competitivo e são especificos, e outros que podemos encontrar em diferentes empresas, independente do ramo em que atuam. Esses últimos são também importantes, pois se não forem conhecidos e gerenciados podem representar custos financeiros, de recursos e de tempo. A implementação de BPM para esses, pode ser facilitada com a utilização de templates.
Templates de Processos são modelos propostos para posteriormente serem adaptados e instanciados em contextos específicos. Estes devem envolver as melhoras práticas que se tenha descoberto no decurso de automatizar diversos processos.
Com eles, pode-se reduzir custos com serviços associados à definição e desenvolvimento do processo, além de se beneficiar com experiências anteriores; O desenho de processos pode apresentar estas melhores práticas, e algumas alterações podem ser feitas facilmente quando o template é flexível para se adaptar a diferentes situações; E facilita o aperfeiçoamento do processo, pois através de um modelo, é possível analisar o processo e descobrir pontos onde ele pode ser melhorado.
Qual a sua opinião à respeito? Como templates de processos poderíam beneficiar sua empresa?
1 de Julho de 2009 às 14:10
Fernanda Boer
Keith Swenson escreve sobre a importância de se considerar que os processos de negócio mudam, e que por isso é preciso escolher a linguagem adequada para desenhá-los. Esse é um elemento crítico para a gestão de processos.
Se o desenho do processo original coincide com o comportamento das pessoas, então torna-se relativamente fácil fazer as mudanças necessárias. Por exemplo, se é preciso substituir uma pessoa por outra para realizar uma determinada tarefa.
Ou seja, se ajustado para processos humanos,permitirá mudanças que normalmente se encontra em organizações humanas.
O artigo é Process Language, Agility, and Fitness.
23 de Junho de 2009 às 11:33
Fernanda Boer
No artigo Formal Definition of the Process to be Automated (Second Pillar), Ramiro Cuentas fala da importância da documentação dos processos que serão automatizados.
Para que a automação de processos seja possível, é essencial que este esteja formalmente definido, ou seja,com uma documentação básica para a fase inicial do projeto. Essa documentação contém a definição de atividades, autores, documentos de entrada e saída, integração de todos os níveis e regras.
Porém, ao definir o processo, pode-se descobrir que este encontra-se totalmente desorganizado e com baixo nível de maturidade. Para esses casos o processo de modelagem usando notação BPM e mapeamento das informações com os participantes do processo são muito importantes. Treinamento envolvendo líderes do projeto e participantes no processo também contribui para o sucesso do desenvolvimento do projeto.
Se a empresa já possui processos com nível de maturidade adequado para automação, esses treinamentos podem ser destinados a mostrar os benefícios do processos de automação e levantar necessidades para alcançar o melhor modelo de processo.
Segundo o autor, a adequada formalização do processo a ser automatizado, e o conhecimento pelos níveis superiores, participantes do processo e consultores, contribui grandemente para assegurar o sucesso no desenvolvimento e execução do projeto de automação.
18 de Junho de 2009 às 11:04
Fernanda Boer
O post anterior a este foi sobre modelos de gestão para empresas que estão procurando desenvolver um Centro de Excelência. Neste, é abordado uma importante consequência que pode trazer.
Brian Stucky, em seu artigo “BDM, Governance, and a Center of Excellence”, diz que mesmo com esforços em encontrar métodos para empregar Gestão de Decisão de Negócios, há ainda um grande problema que gera ineficiência e falta de agilidade: a separação entre o lado técnico e o lado de negócios cultivado pelas empresas.
Essa separação não pode existir, já que para garantir uma gestão adequada é preciso utilizar de forma inteligente e coerente as melhores práticas, metodologias e tecnologias. O desenvolvimento de um Centro de Excelência pode garantir isso:
- Centro de Excelência pode ser definido, segundo Forrester, como uma nomeação formal de conhecimentos e experiências, com o objetivo de proporcionar conhecimentos técnicos e apoio a projetos;
- Pode ser composto tanto por recursos técnicos e de negócios;
- Precisa ter suporte dos mais altos níveis da organização;
- Deve orientar quanto a novos projetos e dar retorno dos resultados;
Em análise realizada por Forrester,as empresas que tinham empreendido projetos de BPM, consideraram que o Centro de Excelência excedeu significativamente os objetivos.
Para ler mais acesse o artigo publicado no site BPMInstitute.org.
17 de Junho de 2009 às 11:25
Fernanda Boer
Rafael Paim apresenta em seu artigo Process Management Center of Excellence: Three Different Managerial Models, três modelos de gestão para as organizações que estão procurando desenvolver um Centro de Excelência em Processos (PCE). São eles:
- Gestão Funcional: Nessa abordagem os objetivos são departamentais e as competência não ultrapassam os limites funcionais. Também não existem unidades organizacionais responsáveis pelos processos, o que gera má coordenação das capacidades.
- Gestão de Processos Inter-Funcionais: Prioriza processos baseados em gestão organizacional, mas preserva a divisão de trabalho por especialização.
- Gestão Orientada para Processos: Organização voltada para processos de gestão como uma dimensão de maior importância do que a dimensão funcional. Permite ao PCE coordenar e controlar as atividades e alocação de recursos das aperações dia-a-dia.
Para ler mais acesse o artigo publicado no site BPMInstitute.org.
10 de Junho de 2009 às 11:00
Fernanda Boer
Qual a melhor forma de estruturar um processo de inovação? Primeiro focar para um grande conceito e depois extrair informações para o sistema, ou procurar conhecimentos individuais sobre as funções, ambientes e usuário para então integrar em um conceito global? Esse é o tema abordado por Charles L. Owen no artigo Bottom Up / Top Down, que refere-se as seguintes abordagens:
-
Top – Down (De cima para baixo): Um conceito global é conhecido antes de trabalhar os detalhes. O processo de inovação pode ser resultado de intensa investigação com foco em encontrar a essência ou um conceito claro de aplicação.
Sua vantagem é a simplicidade e clareza de visão, porém aspectos importantes podem ser ignorados.
-
Bottom Up(De baixo para cima): Enfrenta os problemas como partes antes do todo.
Sua força é a profundidade de exploração, mas pode tornar-se muito complexo.
Segundo o autor, o melhor seria utilizar as duas abordagens, tendo como resultado um processo de duas fases. Primeiro a definição de um plano estrutural, e após lançar a inovação de cima para baixo em toda a estrutura para obtenção de um sistema.
O artigo está publicado no site BPMInstitute.org.
8 de Junho de 2009 às 11:20
Fernanda Boer
Laura Mooney, em Gaining Ground in a Recession – Two Smart Ways to Save Big & Perform Better, afirma que muitas empresas estão tomando atitudes drásticas de corte de custos visando a sobrevivência nesse momento de crise, porém estão esquecendo das consequências que isso pode trazer. Para obter melhores resultados é preciso uma boa análise de como a redução de custos deve ser feita para que a empresa saia da crise bem estruturada e pronta para aproveitar novas oportunidades.
A autora apresenta duas soluções para resistir a esse momento, e um deles é a adoção de BPM Software. Em seu artigo apresenta dados e benefícios como:
- Relatórios de organizações que tenham implementado o BPM mostram bons retornos sobre o investimento nos projetos e grande economia devido a redução de custos, aumento da produtividade e eficácia.
- Aumento da eficiência, que permite eliminar a sobrecarga e “fazer mais” com igual ou menor quantidade de recursos.
- BPM fornece a interface necessária para melhorar os processos empresariais, criar novos processos, operações e modernizar a sua empresa.
- Elimina a falta de disciplina nas principais práticas empresariais, pois com o processo automatizado, impõe a aderência às normas; permite também acompanhar e controlar as operações.
- Processo torna-se visível e fácil de ser gerenciado.
- Melhorias na qualidade do trabalho exercido pelos funcionários
Investir em BPM Software ajuda não apenas a sobreviver, mas a ganhar terreno durante a recessão.
O artigo está disponível no site BPTrends.
4 de Junho de 2009 às 12:13
Fernanda Boer
O mercado muda rapidamente e exige que a organização tenha flexibilidade, agilidade e eficiência. É preciso crescer e manter um ritmo de evolução. Por isso, John Jeston e Johan Nelis tratam no artigo Beyond Business Process Improvement, On To Business Transformation, da importância do BPM como uma filosofia.
Claro que a tecnologia é um poderoso mecanismo, mas também é preciso entender as capacidades de gestão que o BPM proporciona para melhorar o seu negócio.
BPM é tornar os processos de negócio mais eficientes e eficazes, mas é preciso ter atenção para que não se perca seus benefícios ao longo do tempo. Para isso é importante traçar um roteiro para o futuro. Atenção aos detalhes, persistência, eficiência, rigor analítico, e a capacidade de trabalhar longas horas estão também correlacionados ao sucesso de projetos.
Acesse o artigo publicado no site BPTrends.
2 de Junho de 2009 às 11:02
Fernanda Boer
Processo pode ser definido como uma sequência lógica de atividades, que utiliza os recursos de uma empresa para atingir um determinado objetivo, seja entrega de produtos ou serviços. Sua compreensão é ponto chave para obter sucesso; e seu estudo de forma sistematizada pode levar a uma reavaliação e reestruturação , fazendo a empresa pensar em melhorias e se tornar mais competitiva no mercado.
Processos de área fabril possuem fluxos, fronteiras e controles fáceis de se identificar. Já processos que geram serviços nem sempre são bem definidos e conhecidos pela organização. Retrabalho, perda de tempo e de energia e ineficiências podem estar prejudicando o bom desempenho na entrega para o cliente, e gerando grandes prejuízos.
BPM pode ser visto como uma metodologia que visa a gestão com foco em processos de negócios. É baseado na definição dos processos e seu entendimento, possibilitando reformulação e eliminação de pontos de perda de valor, e por fim na orientação de ações e decisões de uma organização.
Como já foi comentado em posts anteriores, traz diversos benefícios como: conhecimento do processo, essencial à realização das mudanças exigidas pelo mercado que está em constante transformação; economia de recursos e de tempo, devido a eliminação de processos duplicados e de atividades desnecessárias; e rapidez, pois responde com maior agilidade às mudanças contínuas exigidas pelos clientes e impostas pelo mercado.
Por fim, vale ressaltar que a estratégia de BPM inclui documentar e avaliar o que está acontecendo em toda a organização, portanto exige que os problemas sejam conhecidos e tratados, além de uma cultura aberta a mudança organizacional e operacional.
27 de Maio de 2009 às 15:06
Fernanda Boer
Sandy Kemsley
comenta sobre webinar ministrada por Neil Ward-Dutton, onde foi tratado o assunto execução e a promessa de BPM.
BPM é importante pois cria a melhor forma de gerir o negócio e os principais processos. A melhoria desses processos está sendo impulsionada pela globalização, que exige flexibilidade, inovação e valor de diferenciação. Porém existe uma série de desafios para a implementação de BPM como: comunicação, colaboração e mudanças na gestão.
É a combinação de filosofia de gestão, eficiência de otimização e tecnologia que tornam o BPM mais poderoso, permitindo melhorar a eficiência operacional.
Acesse Beyond model-driven development in BPM, publicado no site Column 2.
22 de Maio de 2009 às 10:41
Fernanda Boer
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